Nuevas
Tendencias En Sistemas De Informacion Geencial
Los
últimos años se han cardacterizado por un substancial crecimiento en la
instalación de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los
recursos corporativos, más conocidos como Enterprise Resource Planning
Software. Buena parte de este crecimiento se debe a la existencia cada vez
mayor de ofertas de este tipo de aplcaciones dejando claro que es relativamente
más económico implementar aplicaciones como SAP, Oracle y otras, que
desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economía
es en su mayoría en tiempo de implementación, y en algunos casos en costo.
Dado
que la inversión económica es alta, se ha vendido también su utilización como
la posibilidad, por fin, de tener un sistema de información gerencial. En
nuestra definición, un sistema de información Gerencial debe permitir a la
Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin
embargo, mientras los ERP están diseñados para el manejo de información por
transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de la
información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos
para los cuales los ERP no están diseñados.
Esta
es la razón fundamental por la cual un Sistema de Información Gerencial
normalmente no está incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un
sistema optimizado para el manejo diario de grandes volúmenes de información
transaccional como la facturación, la explosión de materiales, los abonos a la
cartera, o la contabilización del movimiento de la empresa, no se puede
sobrecargar con el proceso de información histórica y comparativa de
resultados.
Para
la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer
claridad que la información oportuna no implica tener la última factura o el
último pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce con
base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. Es
muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este análisis.
Normalmente se define como período apropiado de oportunidad, el movimiento del
día anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de hoy debo tener la información
con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que en
los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resume o
clasificación en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas
utilizar en el proceso de análisis sin entorpecer la operación.
Por
otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren
definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la
compañía, como la tasa de cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, e
información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.
Hoy
en día existe la tecnología que permite el establecimiento de sistemas de
información gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera. Conozco de
empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semáforos con indicadores de
Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado del día anterior del indicador
definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de
éstos semáforos, para determinar las causas de su estado, y así poder tomar
decisiones que permitan corregir o aprovechar la situación.
La
definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el
establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo
avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un
SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La
mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.
Se
espera que la información transaccional que se procesa en los ERP produzca la
información requerida de estas transacciones en el sistema de información
gerencial. Por esta razón es imperante que las definiciones que se hacen a
nivel de codificación en los ERP tengan presente que se requerirá
clasificaciones en múltiples formas aún no definidas, para el SIG. Una
definición equívoca de estas codificaciones, en aras de la celeridad para su
implementación, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que
realmente cumpla con el objetivo de presentar la información requerida para
tomar decisiones.
Caracteristicas De Un Sistema De
Informacion Gerencial
En
toda organización se genera y recibe información que permite a las personas
responsables de tomar decisiones, definir, planificar y ejecutar una serie de
actividades para el buen funcionamiento, por lo tanto un sistema de informacióndebe
de ser capaz de:
1. Captar
la información de manera fácil.
2. Poseer
mecanismo de validación o verificación.
3. Pueda
ser manejado con rapidez y de forma ágil por los administradores.
4. Establecer
instrumentos de evaluación para ir mejorando el sistema.
5. Instrumentar
forma de supervisión; con estas características se podrá : Planificar,
Supervisar y controlar cualquier proceso dentro de la o las organización.
